Le challenge

Accélérer le passage de Befimmo à l’ère digitale. Exploiter le potentiel des nouvelles technologies et adopter les manières de faire de la nouvelle économie et des entrepreneurs digitaux, pour maintenir sa position de leader, sur un marché immobilier qui se réveille. 

Un défi qui touche à l’innovation digitale, mais surtout aux changements de mentalité.

L’objectif

Susciter l’adoption de toute l’organisation et accélérer la transformation digitale de l’entreprise par la réussite rapide de projets de terrain concrets, visibles, menés en collaboration avec les équipes du client et ayant suivi une approche lean/agile et centrée sur l’utilisateur.

En parallèle, consolider le partenariat avec la start-up Silversquare nouvellement acquise en réalisant un premier projet commun : lancer sur le marché une plateforme digitale commune présentant leur offre combinée aux sociétés en recherche d’un nouvel espace de travail.

Notre approche

Notre To-Do sur 5 mois :

  • Atelier d’introduction pratique au Lean UX pour le management (wallet challenge)
  • 1er projet d’innovation suivant l’approche Design Thinking
    + création d’un MVP (Minimum Viable Product), en 4 mois
  • Scaling transversal avec le lancement d’autres initiatives, ailleurs dans l’organisation 
  • Mise en place d’une nouvelle organisation transversale responsable de la conduite des projets digitaux, avec une équipe dédiée au change management

Convaincre le management

Pour réussir la transformation digitale de Befimmo, il fallait commencer par gagner l’adhésion du management. Une simple compréhension théorique de la nouvelle manière de travailler proposée ne suffisait pas; nous avions besoin d’une vraie envie de vouloir les suivre.

Le top management et 25 managers ont ainsi expérimenté la méthode lean et user centered de façon concrète. Une adhésion nécessaire, pour pouvoir continuer à diffuser cette approche Lean UX dans l’organisation en mode “top-down”.

Adhérer par l’expérimentation

Au programme, pas de présentations théoriques ni de formation en classe. Mais des mises en situation concrète, durant laquelle les collaborateurs de Befimmo – tous niveaux confondus – ont expérimenté la manière dont les entrepreneurs agissent. 

Pour le management par exemple, cela a pris la forme d’un séminaire d’une journée durant lequel ils ont dû concevoir un portefeuille idéal. Pour les équipes, c’est l’implication dans un projet réel, aux côtés de nos équipes qui leur a permis d’expérimenter la méthode.

L’intérêt ? Les aider à adopter un changement de comportement et de paradigmes, pour qu’ils puissent à leur tour répandre cet état d’esprit à l’ensemble de l’organisation, de façon progressive et durable. Ou comment leur apprendre à travailler de façon lean, agile, data et human centered, dans un marché confronté à une pénétration rapide des technologies numériques.

“Faire changer les mentalités et les habitudes prend du temps, mais il est possible d’apprendre aux équipes à innover et à se comporter comme des entrepreneurs à succès, même au sein de grandes structures”, se réjouit Reynald Lemaire, Partner in charge of Digital Transformation & Innovation.

Miser sur des succès rapides 

Moins de 5 mois ont été nécessaires pour concevoir et construire un premier produit digital (MVP), sans passer par les interminables phases d’analyses et de développement d’un produit complexe et parfait et un probable essoufflement de la motivation.

La méthode : un sprint de design thinking d’un mois et une incubation de 3 mois pour développer le MVP pour ensuite le faire évoluer selon des itérations rapides, centrées sur l’utilisateur et les données recueillies.

Fort de ce succès, un deuxième projet d’innovation numérique a été lancé, avec un champ d’application plus large et l’implication de plusieurs départements. A ainsi été conçue une solution innovante de Smart Building, toujours selon une approche lean/agile centrée sur l’utilisateur, et désormais déployée dans les nouveaux bâtiments de Befimmo.

Gérer le changement dans l’ensemble de l’entreprise

Plusieurs phases de design thinking ont ensuite été initiées dans d’autres départements. A partir d’entretiens avec l’utilisateur final, nous avons élaboré des feuilles de route d’innovation concrètes, dont certaines initiatives ont été développées à court terme dans les départements: HR, Finance, Customer Care, Property, Marketing. 

“Lancer de nouveaux projets d’innovation digitale dans différents départements nous permet d’introduire de nouveaux modes de fonctionnement, d’apporter des changements aux processus, aux rôles et aux structures, tout en préparant et soutenant les individus et équipes dans la gestion de ces changements organisationnels, explique Reynald Lemaire, Partner in charge of Digital Transformation & Innovation.

Durant ces phases de conception de projet, les équipes ont appréhendé directement cette méthodologie lean et agile, centrée sur l’humain. L’efficacité et l’énergie qu’elles leur apportent  leur a permis d’adhérer plus facilement aux changements liés à la transformation digitale de l’entreprise.

“Plutôt que d’acquérir des start-up et produits innovants développés par autrui, il vaut mieux inviter, au sein de l’organisation, des ressources externes ayant la bonne attitude et les bonnes compétences, conseille Reynald Lemaire. Elles pourront mener des projets avec vos équipes internes, afin de leur faire adopter de façon durable les changements organisationnels. Il est important de commencer par les personnes les plus motivées, capables d’adopter ce changement, et d’élargir ensuite cette transition à l’ensemble de l’entreprise.”

Créer une équipe dédiée au changement

Tout changement dans une organisation génère des peurs, des résistances et des tensions. C’est inévitable. Il est donc primordial pour toute entreprise en changement de préparer et accompagner cette transition avec intelligence si on veut minimiser le temps qu’elle prendra, en sortir plus fort qu’avant et en tirer un maximum de valeur.

Une transformation digitale est encore plus délicate à gérer car elle amène non seulement de nouvelles technologies, mais elle exige aussi de changer sa façon de travailler (lean/agile, centré utilisateur) pour être à même de gérer l’accélération des changements tant technologiques qu’humains.

Il en va de même pour Befimmo. L’entreprise a mis en place une nouvelle structure transversale et organise désormais la gestion du changement via une équipe interne, dédiée à cette question et conseillée par Anais Digital. Une nouvelle organisation qui ne cesse de s’améliorer et de se développer progressivement.

« Toute organisation peut réussir sa transformation digitale quel que soit son degré de maturité »

Pour cela, deux conditions de départ sont nécessaires : 

1. Le top management doit désirer ce changement, qui commencera par lui-même.

2. Le top management doit avoir une vision forte de là où l’organisation veut arriver, grâce à une approche user & human centered.

« Dès que ces deux conditions sont remplies, nous commençons petit, sur le terrain, et développons progressivement, mais rapidement, cette transformation digitale. Nous nous soucions dès le départ des implications humaines que tous ces changements organisationnels entraîneront. »